Google Workspace

Google Workspace 導入・運用設計

Google Workspaceは、便利な道具です。ただし、設計しないと必ず壊れます。仕事として使える状態をつくります。

What

Google Workspace とは

Google が提供するビジネス向けクラウドツール群です。

Gmail、Googleドライブ、カレンダー、Meet、ドキュメント、スプレッドシート、Chat など、
仕事に必要なツールが、ひとつのアカウントでつながっています。

同時編集・履歴管理

同じファイルを、同時に編集できます。

誰がいつ何を変えたか、すべて履歴に残ります。

戻したいときも、すぐ戻せます。

繰り返し作業を自動化

同じ処理を何度もやる必要がなくなります。

ボタン一つで処理が走るプログラムを作れます。

作ったものは、社内で共有できます。

スケジュール管理

カレンダーを社内で共有できます。

会議室の予約もすぐにできます。

予定の調整に時間がかかりません。

会議の効率化

カレンダーからワンクリックでビデオ会議。

議事録は自動で作成されます。

URL を探す必要がありません。

セキュリティ・権限管理

外部へのファイル流出を防げます。

見せたい人だけに共有できます。

社員によるデータ持ち出しリスクも抑えられます。

どこでも同じ環境

複数のPCでも、常に同じファイルを編集できます。

会社でも自宅でも同じ環境で仕事できます。

パソコンが壊れても、データは消えません。

Philosophy

大切にしている考え方

ツールは人を助けるためにあります。人を縛るためではありません。

REALITY

Google Workspaceは入れればDXではありません。

置き場が決まらない。

誰が見るか分からない。

権限が怖い。

その状態で使えば、必ず現場は疲れます。

OURAPPROACH

私たちは、ツールより先に仕事の流れを見ます。

誰が作り、

誰が確認し、

どこで判断するのか。

それが決まって、初めてツールを当てはめます。

Why

なぜ設計が必要なのか

設計されていないWorkspaceは、必ず属人化します。

置き場が曖昧になる

ファイルは増えます。

探す時間も増えます。

仕事は遅くなります。

権限が怖くなる

見れない。触れない。

壊したかもしれない。

不安が増えます。

人に依存する

分かる人だけが触る。

休むと止まる。

組織として弱くなります。

Approach

導入アプローチ

順番を間違えません。

1
今の仕事の流れを聞く
現場で何が起きているか。誰がどんな順番で動いているか。まず実態を把握します。
2
誰が困っているかを特定する
漠然とした困ってるでは解決できません。具体的な人と場面を特定します。
3
ルールを最小限に決める
ルールが多すぎると、誰も守りません。最低限の約束だけを決めます。
4
Workspace を当てはめる
ツールありきではなく、整理された流れに対して、最適な機能を選びます。
5
使われているかを確認する
導入して終わりではありません。実際に使われているかを見届けます。

立派な資料は作りません。
現場が迷わないことを、最優先にします。

今の使い方、少しだけ見直してみませんか。

すでに導入済みでも問題ありません。壊さずに、整え直します。

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